Revision der ISO 50001:2018

Ein Jahr nach Erscheinen der Entwurfsfassung, wurde am 21. August 2018 die Revision der ISO 50001 in englischer Sprache veröffentlicht. Mit diesem Datum startet nun eine dreijährige Übergangsfrist innerhalb derer bestehende Energiemanagementsysteme, die auf der DIN EN ISO 50001:2011 beruhen, auf den neuen Standard umzustellen sind. Die deutsche Übersetzung wird noch in diesem Jahr erwartet.

Alle Zertifikate nach der 2011er Version verlieren damit spätestens zum 21. August 2021 ihre Gültigkeit. Es können zwar während dieser Übergangszeit noch neue Zertifikate nach dem alten Standard ausgestellt werden, diese weisen allerdings eine geringere Gültigkeitsdauer auf.

Die zuvor genannten Regelungen wurden durch das Internationale Akkreditierungs-forum (IAF) in einer Resolution festgelegt (vgl. IAF Resolution 2017-14). In dieser Resolution ist weiterhin enthalten, dass alle Zertifizierungsgesellschaften 18 Monate nach Erscheinen der revidierten Fassung die Durchführung von Audits (Erstzertifizierungen, Überwachungsaudits sowie Rezertifizierungen) nach der DIN EN ISO 50001:2011 einstellen sollen. Das hat zur Folge, dass alle Audits nach dem 21. Februar 2020 nach dem aktuellen Standard aus 2018 durchgeführt werden. Folglich wird die Übergangsfrist für betroffene Unternehmen u. U. deutlich kürzer ausfallen als die zuvor genannten 3 Jahre.

Es ist wichtig, ausreichend Zeit für die Umsetzung der mit der Revision einhergehenden Änderungen einzuplanen, wie die nachfolgende Grafik veranschaulichen soll:

1. Schritt: Verantwortlichkeiten festlegen

Ehe mit der Umsetzung begonnen werden kann, sollten vorbereitende Tätigkeiten durchgeführt werden. Eine fundierte Planung ist essentiell für Erfolg und Misserfolg eines Vorhabens. Aus diesem Grund wird empfohlen, zu Beginn Verantwortlichkeiten festzulegen und sich mit den Neuerungen vertraut zu machen, sofern Sie bereits ein Energiemanagementsystem nach DIN EN ISO 50001:2011 besitzen.

2. Schritt: GAP-Analyse

Beispielsweise können anhand einer GAP-Analyse im Anschluss vorhandene Lücken im System identifiziert werden, ähnlich einem internen Audit. Hierbei ist es wichtig, sich mit den innerbetrieblichen Abläufen vertraut zu machen und etwaige Anknüpfungspunkte für die Änderungen zu identifizieren.

3. Schritt: Maßnahmenplan erarbeiten

Aus der GAP-Analyse resultiert ein erster Maßnahmenplan, den es weiter zu verfeinern gilt. Es sind weitere Verantwortlichkeiten zu vergeben und mit zeitlichen Fristen zu versehen. Es ist zu beachten, dass Änderungen u. U. sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und Hürden zu überwinden sind (zeitliche Engpässe/hohe Auslastung der Mitarbeiter, Widerstand/andere Vorstellungen der Beteiligten, etc.).

4. Schritt: Schulung Mitarbeiter

Es ist sicherzustellen, dass alle relevanten Mitarbeiter des Unternehmens entsprechend geschult werden, um die Änderungen zu verstehen und verinnerlichen zu können.

Über eine Informationsveranstaltung, einen Flyer oder ähnlichen können alle Mitarbeiter über die wesentlichen Änderungen informiert werden. Für die Verantwortlichen laut Maßnahmenplan bedarf es einer eingehenderen Schulung, sei es bei Neuerungen wie dem Kontext der Organisation oder dem Umgang mit Risiken und Chancen (weiter unten im Artikel wird auf diese Themen eingegangen).

5. Schritt: Umsetzung Maßnahmenplan

Sind die Mitarbeiter ausreichend mit den Änderungen bekannt gemacht und steht eine Strategie fest, gilt es den entwickelten Maßnahmenplan umzusetzen. Auch hier ist eine fundierte Ressourcenplanung und die Bereitstellung dieser essentiell.

6. Schritt: Überprüfung Erfüllungsgrad

Mithilfe eines internen Audits, das ohnehin Bestandteil eines Managementsystems ist, wird die Wirksamkeit der Umsetzung überprüft. Hier sollte es der eigene Anspruch sein, bzw. der der gewählten internen Auditoren, insbesondere die mit der Normenrevision einhergehenden Neuerungen im Detail zu prüfen und weitere Maßnahmen zu definieren.

7. Schritt: Verbesserungen vornehmen

Die im Laufe der vorangegangenen Schritte aufgekommenen Verbesserungsvorschläge, sei es aus der Auditierung oder den Reihen der Mitarbeiter, gilt es auf Umsetzbarkeit zu überprüfen und etwaige weitere Schritte einzuleiten, ehe der Zyklus von vorne beginnen kann.

Meilensteine und Fristen ab Veröffentlichung

• 08.2018: Veröffentlichung der ISO 50001:2018 (englisch, französisch)
• 11./12.2018: deutsche Übersetzung erwartet
• 02.2019: DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) muss ab Veröffentlichung der neuen Norm innerhalb von 6 Monaten in der Lage sein, Übergangsbewertungen durchzuführen, damit die Zertifizierungsgesellschaften ihre Akkreditierung umstellen können.
• 02.2020: Ab diesem Zeitpunkt sind keine Audits nach dem Standard aus 2011 möglich (18 Monate nach Revision).
• 08.2021: Alle Zertifizierungen (Zertifikate) gemäß ISO 50001:2011 laufen ab oder werden zurückgezogen

Eine Normenrevision ist keineswegs unüblich. Die International Organization for Standardization (ISO) prüft ihre Standards in einem 5-Jahres-Zyklus. Dies soll sicherstellen, dass Standards zu aktuellen gesellschaftlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen passen. So trafen sich Experten aus mehr als 30 Ländern Mitte Juni 2016 in Stockholm, um über die bevorstehende Revision der ISO 50001 zu diskutieren. Bereits ein Jahr nach diesem Meeting wurden Entwurfsfassungen der überarbeiteten Norm verbreitet, hierbei ist die deutsche Fassung vom September 2017 zu erwähnen.

Wann sollte nun ein Unternehmen auf den neuen Standard umstellen?

Bei den Standards für Qualitätsmanagementsysteme (ISO 9001) und Umweltmanagementsystemen (ISO 14001), die im September 2015 revidiert wurden, betrug der Mehraufwand durch die Umstellung auf die neue Fassung bei einem Überwachungsaudit mindestens 20 % des Auditaufwands, jedoch mindestens 0,5 Tage. Bei einem Rezertifizierungsaudit waren es dagegen mindestens 10 % bzw. 0,25 Tage vor Ort.

Die Umstellung auf die neue Norm lohnt sich folglich bei einem Rezertifizierungsaudit. Durch die verkürzte Übergangszeit werden den betroffenen Unternehmen jedoch einige Freiheiten genommen.

Was ist nun neu bzw. was ändert sich?

Die Antwort gibt die ISO 50001:2018 bereits im Vorwort in Form einer Aufzählung:

• Übernahme der „High Level Structure“ (HLS) (einheitlicher Aufbau, Textpassagen, Begriffsdefinitionen), um eine hohe Kompatibilität mit anderen Managementsystemen sicherzustellen
• Bessere Integration in strategische Managementprozesse
• Sprachliche und strukturelle Präzisierungen
• Stärkerer Fokus auf die Rolle des Top-Managements
• Begriffe in Abschnitt 3 sind thematisch geordnet und einige Definitionen aktualisiert worden
• Aufnahme neuer Definitionen, inklusive der Verbesserung der energiebezogenen Leistung
• Verdeutlichung des Ausschlusses von Energiearten
• „Energetische Bewertung“ wurde klarer gefasst
• Einführung in die Methodik der Normalisierung von EnPIs (Energieleistungskennzahlen) und den zugehörigen EnB(s) (energetische Ausgangsbasis)
• Hinzufügen von Details für den „Plan zur Energiedatenerfassung“ und den damit verbundenen Anforderungen (bisherige Bezeichnung: „Plan für die Energiemessung“)

Die prägnanteste Änderung ist der neue Aufbau der Norm. Hierbei ist man dem Beispiel der ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) und ISO 45001 (Arbeitsschutz) gefolgt, aber auch neue Managementsystem-Standards folgen dieser wesentlichen Neuerung (z. B. ISO 27001 – Informationssicherheit).

Dadurch wird die Kompatibilität der einzelnen Managementsysteme deutlich erhöht.

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an ISO/TC 176/SC 2/WG23

Die vorangegangene Darstellung visualisiert die High Level Structure, ein Grundgerüst mit festgelegten (Haupt-)Kapiteln und Definitionen, die wiederum auf Ebene der Unterkapitel normspezifische Themen behandelt. Eine Integration von Managementsystemen wird dadurch stark gefördert.

Aus der HLS-Abbildung geht der PDCA-Zyklus im Vergleich zur Vorgängerversion deutlicher hervor. Auch der PDCA-Zyklus weist deutliche Veränderungen auf, wie nachfolgend ersichtlich ist:

Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an E DIN EN ISO 50001:2017-09

Die gestiegene Verantwortung des Top-Managements wird u. a. dadurch ersichtlich, dass diese im Zentrum des Zyklus zu finden ist., Das Top-Management muss sicherstellen, dass die Gesamtstrategie der Organisation mit den Energiezielen in Einklang gebracht wird. Zudem muss es die Effektivität des Energiemanagementsystems gewährleisten.

Eine durchaus positive Entwicklung ist die Tatsache, dass ein Unternehmen, ganz gleich welcher Branche zugeordnet, ob Industriebetrieb oder Dienstleister, sein Managementsystem nach dem Umfeld ausrichten kann, in dem er sich bewegt. Damit geht eine Stakeholder-Analyse einher, bei dem sich Unternehmen mit ihren interessierten Parteien (z. B. Mitarbeiter, Eigentümer/Gesellschafter, Kunden, Lieferanten, Nachbarn etc.) sowie deren Themen (z. B. Gewinn, Gehälter, Liefertreue, Qualität, Rechtssicherheit, langfristige Zusammenarbeit usw.) auseinandersetzen. Auf Basis dieser Erkenntnisse soll dann das Managementsystem aufgebaut werden, so dass hier in der Ausarbeitung der Managementdokumentation mehr Freiheiten gegeben sind.

Eine weitere Neuerung findet sich im Bereich der Risiken und Chancen, die ein Unternehmen stärker betrachten muss. Ziel ist es, anhand einer Risikoanalyse nicht nur etwaige mögliche oder eingetretene Risikoquellen einzudämmen, sondern sich daraus ergebende Chancen, idealerweise vorbeugend, zu ergreifen. Es sind unzählige Methoden dazu vorhanden, aus denen Unternehmen wählen können (z. B. SWOT-Analyse, Turtle-Modell, FMEA etc.) und auf ihre Bedürfnisse maßschneidern können.

Zudem rückt die messbare Verbesserung der energiebezogenen Leistung anhand der energetischen Ausgangsbasis (Baseline) in den Vordergrund. Dies zeichnete sich bereits durch die DIN ISO 50003 ab, die im November 2016 in deutscher Sprache veröffentlicht wurde (englische Fassung bereits im Jahr 2014). Diese Norm richtet sich zwar an Stellen, die Energiemanagementsysteme auditieren und zertifizieren, also insbesondere an die Zertifizierungsgesellschaften. Diese geben jedoch die Anforderungen an die Unternehmen, die ein Energiemanagementsystem nach ISO 50001 betreiben möchten, weiter. Folglich gewinnt die Sammlung und Analyse von Energiedaten an Bedeutung. Erst anhand von transparenten und belastbaren (Kenn-)Zahlen wird eine Verbesserung sichtbar.

Eine neue Anforderung ist es, eine sogenannte Normalisierung von Energieleistungskennzahlen und den dazugehörigen energetischen Ausgangsbasen vorzunehmen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen seine Energieverbräuche um beeinflussende Größen (z. B. Produktionsmengen, Witterungsbedingungen, Maschinenspezifikationen) „bereinigen“ muss. Unterstützung bietet die ISO 50006, die sich genau mit diesem Themengebiet beschäftigt.

Neben der ISO 50006 findet sich eine weitere Norm stärker in der neuen Fassung für Energiemanagementsysteme wieder, die ISO 50015. Diese Norm stellt einen Leitfaden für die Messung und Verifizierung der energiebezogenen Leistung dar. Auch mit diesem Thema müssen sich Unternehmen künftig stärker auseinandersetzen, insbesondere mit der Planung der Energiedatenerfassung.

Zusammenfassend laufen die Änderungen darauf hinaus, dass Unternehmen den fortlaufenden Verbesserungsprozess nachvollziehbar durch quantifizierbare Ergebnisse aufzeigen. Das ist nur mit aussagekräftigen Kennzahlensystemen möglich.

Bei Fragen und im Falle einer Unterstützung zum Aufbau bzw. der Weiterentwicklung Ihres Managementsystems stehen Ihnen die Experten von ECA Concept sehr gerne zur Verfügung.

Hat Ihnen unser Beitrag gefallen? Oder möchten Sie auch von uns beraten werden, dann nehmen Sie doch einfach Kontakt auf. Wir freuen uns über Feedback sowie Anfragen.